Ansøgning om certificering (pkt. 5)
Ved ansøgning om certificering skal Dancerts ansøgningsblanket, bilag A udfyldes (jf. det specifikke fagområde under Bestemmelse og Bilag). Ansøgningen skal underskrives af en bemyndiget person fra ansøgerens virksomhed.
Ansøgningen skal indeholde angivelse af, hvilken certifikattype, der søges om.
Fremsendelse af accept af ansøgning (pkt. 6)
Dancerts accept af ansøgningen meddeles skriftligt til virksomheden sammen med en overordnet tidsplan for certificeringsprocessen, samt oplysning om hvilke Dancert-medarbejdere, der medvirker i de enkelte delprocesser. Virksomheden kan gøre indsigelse mod sammensætningen. Dancert fremsender samtidig faktura vedrørende certificeringsgebyr.
Certificeringsprocessen vil ifølge tidsplanen normalt være afsluttet senest 13 uger efter ansøgningstidspunktet, med mindre der ved evalueringen eller ved auditten findes afvigelser, der forsinker certificeringsprocessen. Hvis certificeringsprocessen ikke er afsluttet senest et halvt år efter ansøgningstidspunktet, vil Dancert vurdere, om der er behov for at foretage fornyet certificeringsaudit eller få fremsendt fornyet dokumentationsmateriale fra ansøgeren.
Udtagelse af emner hos virksomheden til indledende typeprøvning (pkt. 7)
For nogle produkter er der krav i certificeringsgrundlaget om, at certificeringsorganet udtager produkter hos producenten til indledende typeprøvning.
Såfremt dette er tilfældet, aftales det med virksomheden, hvilket tidspunkt det er mest hensigtsmæssigt at udtage på, idet nogle indledende typeprøvninger kan være meget langvarige. Det er derfor afgørende at starte tidligt, så resultaterne kan være klar i rette tid. I andre tilælde kan man vente med at tage ud til certificeringsauditten.
Fremsendelse af kvalitetshåndbog m.m. (pkt. 8)
Normalt fremsender virksomheden sammen med ansøgningen alt det nødvendige skriftlige materiale.
Dette omfatter normalt en kvalitetshåndbog (FPC-manual) med de nødvendige procedurer, inspektionsplaner og beskrivelser af ansvar og beføjelser, som angivet i det aktuelle certificeringsgrundlag.
Herudover vil der normalt også skulle indsendes egenkontrolresultater for en periode på tre måneder med en tilhørende vurdering af resultaterne. Såfremt der ansøges om certificering, inden disse resultater foreligger, vil der eventuelt kunne udstedes certifikat mod, at der foregår en skærpet overvågning af virksomheden de første tre måneder, og at der afholdes en opfølgningsaudit efter tre måneder.
I de tilfælde, hvor der er krav om en indledende typeprøvning, indsendes disse resultater tillige, såfremt resultaterne foreligger.
Evaluering af fremsendt materiale og fremsendelse af evaleringsrapport (pkt. 9)
Egenkontrolresultater og resultater fra den indledende typeprøvning vurderes i forhold til kravene i den pågældende standard.
Kvalitetshåndbogen evalueres, om den lever op til certificeringsgrundlaget, det vil sige, om der er de nødvendige procedurer m.v., og om inspektionsplaner lever op til standarden. Endvidere vurderes det, om systemet hænger sammen indbyrdes. Der skrives en evalueringsrapport, hvor det i eventuelle afvigelser angives præcist, hvilke krav i certificeringsgrundlaget der ikke overholdes. Endvidere angives i eventuelle observationer, hvor der kan være tvivl om certificeringsgrundlaget overholdes, hvilket vil komme an på en nærmere undersøgelse.
Såfremt overensstemmelse med enkelte krav i certificeringsgrundlaget ikke kan vurderes ud fra det indsendte materiale, kan vurderingen eventuelt foretages i forbindelse med audit.
Korrektion af afvigelse m.m. (pkt. 10)
På baggrund af Dancerts evalueringsrapport fremsender virksomheden en kort beskrivelse af, hvorledes de enkelte afvigelser er afreageret fx med henvisning til, hvilke dokumenter der er rettet. De rettede dokumenter vedlægges.
Det er mest hensigtsmæssigt, at virksomheden tillige besvarer observationer med, hvorledes disse afreageres, eller hvorfor de eventuelt ikke skal afreageres.
Accept af ændrede dokumenter (pkt. 11)
Dancert fremsender accept af de ændrede dokumenter, medmindre redegørelsen undtagelsesvis ikke kan accepteres.
