Fremsendelse af auditplan (pkt. 12)
Normalt i god tid inden auditten aftales datoen for auditten, og senest 1 uge inden auditten fremsender Dancert program for auditten.
Afholdelse af certificeringsaudit (pkt. 13 og 14)
Certificeringsauditten udføres af et auditorhold normalt bestående af 1-2 personer. Hovedpunkterne er et indledende møde, auditering, et auditormøde og et afsluttende møde.
Dancert skal have adgang til virksomhedens registrering af alle klager, og som har forbindelse til krav i certificeringsgrundlaget, samt registreringen af hvilke handlinger, der er iværksat som følge af klagerne.
Dancert skal have adgang til alle relevante lokaler og informationer. Det forudsættes endvidere, at der ved alle auditpunkterne er en bemyndiget person, ledelsesrepræsentant eller anden medarbejder, som har beføjelser til på virksomhedens vegne at erkende afvigelser.
Hvis der ved auditten findes afvigelser, udarbejder Dancert en afvigerapport. Afvigelser skal ved afslutningsmødet erkendes af virksomhedens ledelsesrepræsentant, som underskriver afvigerapporten.
Såfremt virksomhedens ledelsesrepræsentant ikke vil erkende afvigelsen, noteres hvilke objektive vidnesbyrd der er uenighed om, og hvori uenigheden består. Afvigerapporten med beskrivelse af uenighed underskrives af ledelsesrepræsentant. Dancerts ledende medarbejder meddeler herefter skriftligt, om Dancert fastholder afvigelsen.
Fremsendelse af evenutelle afvigelsesrapporter og auditrapport (pkt. 15)
Auditlederen udarbejder en auditrapport, som fremsendes til virksomheden efter auditten sammen med eventuelt afvigelsesrapporter.
Besvarelse af afvigelsesrapport (pkt. 16)
Virksomheden skal på afvigerapporten redegøre for følgende:
- Årsag til afvigelsen, herunder:
- hvilke systemer eller funktioner har svigtet siden afvigelsen finder sted. - Afhjælpning af afvigelsen, herunder:
- at identifikation og styring af alle produkter, der er afvigende på grund af afvigelsen, er foretaget, fx reparation, kassation eller orientering af kunder
- hvornår afhjælpningen er udført. - Korrigerende handling:
- der forebygger gentagelser af afvigelsen, fx ændring af system eller uddannelse af medarbejdere
- hvornår korrigerende handling er implementeret.
Accept af redegørelse (pkt. 17)
Dancert gennemgår virksomhedens redegørelse på afvigerapport, og hvis redegørelsen er acceptabel, beslutter Dancert, hvordan afhjælpningen kan verificeres.
Virksomhedens afhjælpning af afvigelse fundet under audit kan verificeres ved en af følgende metoder:
- Ekstra audit
- Virksomhedens supplerende indberetning
- Næste audit
Dancert meddeler den valgte metode for verifikation til virksomheden.
Såfremt virksomhedens redegørelse på afvigerapport ikke er acceptabel, fremsender Dancert en rapport, indeholdende begrundelsen for ikke at acceptere den.
Fremsendelse af dokumentation til afhjælpning (pkt. 18)
Virksomheden fremsender den dokumentation, der er udbedt, for at afhjælpningen kan verificeres af Dancert.
Verifikation af afhjælpning (pkt. 19)
Normalt skrives blot en kvittering for, at der er modtaget dokumentation for, at afvigelsen er afhjulpet.
De korrigerende handlinger verificeres normalt i forbindelse med auditering af virksomhedens system for korrigerende handlinger, ved næste audit.
